時間を効率的に使うメール管理術

時間を効率的に使うメール管理術

メールはうまくコントロールしないと僕たちの仕事を支配する暴れん坊になってしまう。 メールで伝達、指示など多くの時間を業務で使う。アメリカの調査によると、、

ビジネスパーソンの平均２３％がメールチェック・返信で時間を使っているらしい。 また、アメリカの大学の調査によると、メールのチェックの回数が多い人ほど仕事の生産性が低いという結果も出ているらしい。

つまりメールのチェックは必要なことではあるが、生産的な仕事ではないということだ。

例えば、資料の作成、リサーチ、戦略立案などの本来時間を割かなければならない長期的ビジョンからみて、生産的で重要な仕事に時間を割くことをなおざりにしてはいけない。 メールは便利な一方、うまく使わないと常に僕たちの邪魔をする。

せっかく集中していても新着メールが来るたびにチェックして、返信しているとその度に集中力が途切れてしまう。一度集中が切れてしまうと、元の仕事に戻るのにまた時間がかかってしまう。。

ではどうすればいいのだろうか？

毎回毎回チェックするから時間が取られてしまう。ということから、チェックする頻度を一気に減らしてしまえばいいのだ。そのためには、チェックする時間を決めてしまうのがいい。

例えば、「朝」、「昼」、「夕方」の３回に限定する。メールの作業は外の時だけと決め、その時間内で全て終わらせる。チェック回数は１日２〜４程度が妥当だろう。

さらに新着メールの自動通知機能があるのであれば、オフにしよう。 設定した時間だけはメールに超集中し、それ以外の時間は一切見ない。これにより作業の方もメールに邪魔されないことで集中でき、メールも時間を限定することでさらに集中できる。という相乗効果が起こるのだ。

「返信はできるだけはやくしなければ。。」なんて焦る必要はない、たいてい１日以内に返事すれば十分。 それに本当に急な仕事は大抵電話で頼まれるもの。メールだけでそんな急な仕事を頼まれるものではない。と割り切ることが大事。 このメールチェック術により、まとめまった時間を確保することができる。その時間を集中して別の重要な作業にあてよう！

ちょっとしたメールの対応は非生産時間を徹底活用すべし

上述の通り、メールの対応時間はできるだけ決めておくべきだが、それらは１つ前提があり重要なメールの場合においてだ。

一方、ただ連絡に必要なだけでそれほど気合を入れて書く必要のないメールだったり、とりあえず返事を早くしなくてはいけないメールだったり、簡単に返事できるメールも多くあるかと思う。

そのようなメールはできる限り、非生産時間に行うことを徹底しよう。
非生産時間とは、例えば移動中など普通にしていたら仕事していることにならない時間のこと。

この非生産時間の時間を活用してちょっとしたメールの返事などは、さばいておくべきだ。

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